Automatizacijom do efikasnije dostave

13 10 2021

Raditi u ekspediciji ili u pisarnici suda podrazumeva ’savladavanje’ puno papira – tužbi, presuda, rešenja, odluka, koverata... Sve podatke koji se nađu na tradicionalnim plavim kovertama - koje smo poslovično naučili da izbegavamo kada se poštar pojavi sa jednom od njih na našim vratima - zaposleni u sudu moraju da pronađu, uredno i čitko napišu kako na koverti, tako i u knjizi pošte, pa da onda sve to ponove onoliko puta koliko ima stranaka u postupku, kao i u onoliko koraka koliko to postupak zahteva – kada je u pitanju poziv za ročište, uručenje presude, itd.

Koverte već nekoliko godina nisu plave pošto je Visoki savet sudstva usvojio izmenjeno tehnološko uputstvo o prijemu i uručenju sudskih pismena. No, pored toga što su sada bele, koverte koje ovih dana izlaze iz Trećeg osnovnog suda u Beogradu i Osnovnog suda u Nišu nisu više popunjene rukom - sve su odštampane, obeležene barkodovima i nalaze se u elektronskoj evidenciji sudskog softvera.

Ovo je rezultat unapređenja sistema za upravljanje predmetima, tzv. AVP-a, koje osnovni i viši sudovi u Srbiji koriste poslednjih desetak godina. USAID-ov Projekat vladavine prava sagledao je sve delove administrativnog procesa koji obavljaju zaposleni u sudu, a koji se tiču dostave pismena, te na osnovu glavnih koraka i uočenih problema kreirao predlog unapređenja softvera. Cilj je bio da se prevaziđe ručno popunjavanje dostavnih knjiga, koverata i dostavnica, omogući automatizacija procesa, te ujednači praksa sudova u načinu popunjavanja ekspedovanja pošte.

Unapređeno softversko rešenje za dostavu nudi prednosti u vidu automatskog štampanja koverata, automatsko popunjavanje potrebnih polja podacima koji već postoje u sistemu, kao i direktnu konekciju sa Poštinim adresnim registrom. Ovo dalje omogućava pristup tačnim nazivima adresa, kao i automatsko generisanje poštanskog adresnog koda (PAK) koji poštarima na terenu olakšava posao i obezbeđuje urednu dostavu. Čitko odštampane, precizne adrese doprinose većoj uspešnosti dostave.

Ovim je značajno olakšan rad i zaposlenima u sudu. Nema više gubljenja vremena i energije na ručno popunjavanje gomila koverata i zatim ručno pisanje dostavne knjige za taj dan. Koverte su obeležene bar kodovima što zaposlenima u sudu omogućava da ih skeniraju i tako generišu elektronsku dostavnu knjigu, odnosno kada se povratnice/dostavnice vrate u sud, da – ponovo skeniranjem bar kodova – evidentiraju status uručenja svakog poslatog pismena. Na ovaj način sudovi imaju precizan uvid u to kome je pismeno uručeno, a sudije mogu da provere ovu evidenciju pre zakazanog ročišta kako bi blagovremeno imale informaciju da li su ispunjene procesne pretpostavke za održavanje ročišta, odnosno da li je pozvanim licima uredno uručen poziv, te da na taj način bolje organizuju svoj rad.

Kao što je obično slučaj sa uvođenjem svakog novog tehnološkog rešenja, u dva suda gde smo unapređen softver najpre pilotirali – u Trećem osnovnom sudu u Beogradu i Osnovnom sudu u Nišu – bilo je na početku nešto otpora novom načinu rada, a izazov je bio i zastarela oprema koja nije mogla da podrži sve segmente automatizacije procesa dostave. Projekat je obezbedio dodatnu opremu ovim sudovima kako bi se prevazišli tehnički izazovi. U saradnji sa rukovodstvom oba suda vršili smo intenzivnu obuku na radnom mestu za sve zaposlene čije je učešće u određenim koracima u toku procesa neophodno kako bi se svi segmenti ovog procesa automatizovali.

Naročito je podrška bila neophodna Trećem osnovnom sudu zbog velikog obima posla, te povećanog priliva predmeta u pandemijskim uslovima. Angažovali smo dodatne resurse kako bi se izvršio unos onih podataka koji u postojećem AVP sistemu nedostaju, a neophodni su za automatsko popunjavanje polja koje omogućava štampanje koverata, kao i kako bi se zaokružio proces odnosno skenirali barkodovi sa vraćenih povratnica/dostavnica i evidentirao status uručenja.

Izmenjeni AVP modul za dostavu dostupan je svim osnovnim i višim sudovima u Srbiji, a uz jednostavno inicijalno podešavanje, svi sudovi mogu da ga koriste. Pored dva pilot suda, posebno nas raduje činjenica da smo na poziv kolega iz Višeg suda u Novom Pazaru održali obuku za njihove zaposlene koji su sami već počeli da koriste unapređen modul za dostavu u svakodnevnom radu, shvatajući sve prednosti i uštedu vremena koju automatizacija nosi. Slično iskustvo imali smo i sa kolegama u Osnovnom sudu u Požegi, a interesovanje za korišćenje automatizovane dostave u radu iskazali su i Osnovni sudovi iz Trstenika, Paraćina i Knjaževca, Osnovni i Viši sud iz Zaječara, te Viši sud iz Niša. Projekat će u narednom periodu proveriti da li postoje tehnički preduslovi da se ovo realizuje.