skip to main content

Rezultati administrativne podrške odeljenju Državnog pravobranilaštva u Novom Sadu

23 01 2020

Rezultati administrativne podrške odeljenju Državnog pravobranilaštva u Novom Sadu

U procesu analize podataka za godišnji izveštaj za 2018. godinu, Državno pravobranilaštvo primetilo je da neka od 11 regionalnih odeljenja imaju veći broj predmeta nego što je to uobičajeno. Zbog opšte zabrane zapošljavanja u javnom sektoru i ograničenja budžeta, Državno pravobranilaštvo nije u mogućnosti da angažovanjem novih kadrova reši ovakve probleme. Da bi se ovo pitanje ipak rešilo na neki način, Državno pravobranilaštvo je u saradnji sa Projektom u oktobru 2029-e godine pilotiralo aktivnost za unapređenje poslovnog procesa u odeljenjima i pripremu budućih dogovorenih unapređenja koja se pre svega odnose na elektronsko upravljanje predmetima. Kao podršku, sedište Državnog pravobranilaštva je opredelilo određeni broj zaposlenih da iznesu ovu aktivnost zajedno sa Projektom.

Prvo odeljenje Državnog pravobranilaštva odabrano za ovu aktivnost je ono u Novom Sadu jer je identifikovano kao odeljenje sa najvećim brojem predmeta. Prema zvaničnim informacijama u ovoj kancelariji na kraju 2018. godine bilo je 63.224 aktivnih predmeta što je izuzetno veliki broj.

Projekat je angažovao tri eksterna konsultanta, kroz napeg partnera 'Alterfact', koji su u periodu od 14.10.2019. do 15.01.2020. radili na identifikovanju predmeta koji mogu biti arhivirani, a koji se vode kao aktivni u odeljenju u Novom Sadu, te na utvrđivanju broja dnevnog priliva novih predmeta, ukupnog broja ročišta na koje su pozvani savetnici u odeljenju DP, te broja posećenih ročišta. Analizom aktivnih predmeta utvrđeno je da se veliki broj istih prenetih iz 2018-e godine odnosi na upravne postupke pred katastrom nepokretnosti, te su konsultanti pristupili pregledanju upravo ovih predmeta. U periodu trajanja aktivnosti pregledano je, stavljeno u omot spisa, propisno obeleženo i upisano u knjige predmeta i knjige arhive ukupno 43.099 predmeta. Pregledani su svi predmeti primljeni 2016, 2017. i 2018. godine kao i predmeti iz prve polovine 2019. godine.

Svi ovi predmeti spakovani su u ukupno 133 kutije sa prosečno 325 predmeta po kutiji, koje su, nakon što su propisno obeležene kako bi se omogućilo jednostavno pronalaženje arhiviranih predmeta, odnete na lokaciju za čuvanje čime se oslobodio značajan prostor u prostorijama odeljenja.

Ova aktivnost pomogla je sa jedne strane Državnom pravobranilaštvu da shvati značaj kontinuiranog i organizovanog pregledanja aktivnih predmeta kako bi se u nedostatku elektronske evidencije došlo do što tačnije statistike o broju predmeta u odeljenjima, a sa druge strane Projekat je utvrdio metodologiju po kojoj će ovakva administrativna podrška biti pružena i drugim odeljenjima Državnog pravobranilaštva kao deo pripreme za uvođenje softvera za upravljanje predmetima, LURIS, u njihov svakodnevni rad.
 

poslednje vesti


10 05 2019

12 02 2019

VRH