skip to main content

Od papira do barkodova

09 08 2021

Od papira do barkodova

Uvođenje softvera u rad bilo koje organizacije zahtevan je zadatak jer podrazumeva značajne promene u načinu na koji zaposleni obavljaju svakodnevni posao. Državno pravobranilaštvo je rad u svom sedištu u Beogradu automatizovalo 2017. godine, uvođenjem poslovnog softvera za upravljanje predmetima, LURIS. Međutim, 11 regionalno organizovanih odeljenja ove institucije širom Srbije nastavilo je da funkcioniše kao i do tada, obrađivanjem i vođenjem predmeta ručno i u papirnoj formi.

Državno pravobranilaštvo vrši pravnu zaštitu imovinskih prava i interesa Republike Srbije, kroz pravno zastupanje države, odnosno njenih organa i organizacija. Spisak zastupanih organa trenutno broji 1800, a kontinuiranim proširenjem nadležnosti njihov broj se stalno uvećava. To znači i rast priliva predmeta, broja ročišta na koja zamenici pravobranioca izlaze, te angažovanja oko administrativnih zadataka koje je potrebno obaviti za svaki predmet. Ako se na to doda i zabrana zapošljavanja u javnom sektoru koja je na snazi od 2014.  godine, jasno je da je za sve u Državnom pravobranilaštvu – i u sedištu i u regionalnim odeljenjima - ovih poslednjih godina itekako bilo dosta posla.

Kako bismo pomogli Državnom pravobranilaštvu da savlada ovaj povećan obim posla i prevashodno stekne precizan uvid u broj predmeta po odeljenjima, broj ročišta naspram broja zamenika, te količinu posla kojom je svako odeljenje opterećeno, unapredili smo softver za vođenje predmeta, LURIS i od ove godine počeli sa njegovim uvođenjem i u regionalna odeljenja Državnog pravobranilaštva. Da bi se stekli optimalni uslovi za uvođenje i upotrebu softvera prethodno je bilo potrebno pregledati postojeće predmete u svakom odeljenju, odvojiti aktivne od onih predmeta koji su spremni za arhiviranje, te na taj način kreirati ažurnu bazu aktivnih predmeta u papiru koji bi onda bili spremni za digitalizaciju i skeniranje u softver za upravljanje predmetima.

’Podrška Državnom pravobranilaštvu Republike Srbije u boljoj organizaciji procedura za upravljanje predmetima, te u utvrđivanju preciznog broja aktivnih predmeta, značajno je ojačala kapacitete ove institucije u donošenju objektivnih strateških odluka u vezi raspodele ljudskih i finansijskih resursa na nivou cele institucije. Ovo je najkonkretnija podrška koju je USAID pružio Državnom pravobranilaštvu’ Mark Lasman, direktor USAID-ovog Projekta vladavine prava

Ovaj posao je trajao proteklih gotovo 20 meseci. Angažovali smo 31 saradnika da zajedno sa zaposlenima u odeljenjima Državnog pravobranilaštva pregledaju predmete. Ukupno je pregledano preko 586.000 predmeta, nesortirani dokumenti su združeni sa omotima spisa predmeta kojima pripadaju, predmeti spremni za arhviranje zavedeni su u odgovarajuće upisnike, popisani i spakovani u kutije kako bi mogli fizički da budu izneti iz prostorija pravobranilaštva.

’Neaktivni predmeti - arhivirani ili ne - veliko su opterećenje za svaki državni organ: zauzimaju fizički prostor, zahtevaju određeno postupanje ne samo administracije već i stručnih lica, a nigde se ne vide: niti su značajni za ukupni učinak organa, niti se postupanje po njima ikome 'beleži' u rad. Ipak, kada se poslovni procesi automatizuju, neophodno je zauvek ih skloniti i osloboditi resurse za efikasno postupanje po aktivnim predmetima. Na ovaj način oslobođen je i fizički prostor u odeljenjima koji zaposlenima omogućava da lakše funkcionišu i obavljaju svoje svakodnevne zadatke’Sonja Prostran, vođa komponente na USAID-ovom Projektu vladavine prava

Predmeti koji su ostali u odeljenjima Pravobranilaštva su aktivni predmeti koji će biti označeni barkodovima, njihov sadržaj skeniran i unesen u LURIS kada softver zaživi u svakom odeljenju. Na taj način, ažurna evidencija i statistika o broju predmeta i prilivu novih biće dostupna na nivou celog Državnog pravobranilaštva, što do sad nije bio slučaj.

LURIS je tokom poslednjih pet meseci implementiran u devet od 11 regionalnih odeljenja, a očekuje se da će ovaj proces biti dovršen do oktobra. USAID-ov Projekat vladavine prava nastavlja da pruža intenzivnu podršku Državnom pravobranilaštvu u realizaciji ove važne aktivnosti, kako kroz nabavku kompjuterske opreme, tako i kroz direktnu saradnju i obuku zaposlenima u regionalnim odeljenjima kako bi proces prelaska na nov način rada prošao što lakše i upotreba softvera u potpunosti zaživela.

poslednje vesti


10 05 2019

12 02 2019

VRH